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A principal função do Gerenciador é integrar o Q4-ERP ao sistema de nota fiscal da secretaria da Fazenda.

Ao emitir uma Nota Fiscal pelo Q4 o sistema realiza automaticamente as seguintes ações:

• Assina o arquivo XML através do certificado digital;
• Envia o arquivo para o sistema da SEFAZ autorizar;
• Retorna e armazena no banco de dados o arquivo com o protocolo de autorização;
• Gera o arquivo XML;
• Envia o XML via e-mail para o cliente;
• Imprimi o DANFE;
• Armazena a mensagem de rejeição da NF caso não seja autorizada.

A tela do Gerenciador NF-e dá ao usuário a opção de acompanhar todas essas etapas e executar algumas ações caso seja necessário.

Após autorizada pela SEFAZ, a NF-e não pode mais ser modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. A NF-e tem existência exclusivamente eletrônica e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada, e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias. Também é necessário cancelar a nota e emitir novamente, nos casos em que a mesma for rejeitada pela SEFAZ por divergência de valores.

COMO FAZER?

Vá em Vendas > Funções > Gerenciador NF-e. Para pesquisar filtre por período, destinatário ou NF.

Sobre os botões que realizam as ações do Gerenciador NF-e.

1. HISTÓRICO DA NF-E

É possível consultar através desta tela todas as etapas da autorização da nota. Para que o Q4 consiga fazer a consulta no site da receita e atualizar a tela com informação, é necessário que o monitor esteja ativo. O histórico também pode ser aberto dando dois cliques em qualquer NF-e na tela principal do Gerenciador.

2. CONSULTAR NF-E

Envia uma consulta ao sistema da SEFAZ sobre a nota selecionada, para que a mesma retorne para o Q4 a atualização do status da nota. Este botão é muito utilizado quando há um problema na SEFAZ e a comunicação com o Q4 está indisponível. Dessa forma, é possível saber se o sistema já foi restabelecido.

Tome cuidado ao gerar muitas consultas para a mesma nota fiscal, pois a SEFAZ irá bloquear a chave da nota e gerar o erro “consumo indevido”. Neste caso, para realizar uma nova consulta, deverá esperar 60 minutos.

3. IMPRIMI DANFE

Quando a nota é autorizada, o Q4 imprimi automaticamente imprimi o DANFE. Porém, havendo necessidade de imprimir novamente, o usuário pode utilizar este botão.

4. GERA ARQUIVO DE NFE

Este botão gera o arquivo XML de uma nota emitida e pode ser usado em 2 casos:

1) Quando a nota é emitida através da opção ‘Visualizar na Tela’, para que o usuário tenha uma pré-visualização da nota, e depois gerar o arquivo XML para enviá-la para SEFAZ;
2) Quando a nota é rejeitada por algum erro de cadastro, o usuário pode corrigir o erro e gerar o arquivo novamente através deste botão, assim o arquivo será sobrescrito e enviado novamente para a SEFAZ para autorização.

Tome cuidado ao gerar muitas vezes o arquivo NF-e quando a nota apresenta alguma rejeição, a SEFAZ irá bloquear a chave da nota e gerar o erro de “consumo indevido”, e o arquivo correto poderá ser gerado após 60 minutos pela SEFAZ.

5. ENVIAR E-MAIL

Na autorização da nota, o Q4 automaticamente enviar o e-mail. Caso haja necessidade de reenviar, é possível fazê-lo por este botão.

6. GERAR ARQUIVO DE CANCELAMENTO

Gerar o XML de solicitação de cancelamento da NF-e selecionada.

7. ENVIAR ÚLTIMA CCE

Ao selecionar uma nota fiscal e clicar no botão, o Q4 irá gerar o arquivo XML da última carta de correção emitida para a nota fiscal.

8. ALTERAR CONTINGÊNCIA

É usado quando ocorre alguma falha de conexão com a SEFAZ que impossibilita a autorização de notas fiscais. Caso o emissor tenha urgência para emitir uma nota fiscal, existe a possibilidade de emitir a nota em contingência.

As opções são:

I) Contingência do emissor

Quando o emissor da NF-e estiver com algum problema onde não é possível autorizar a nota fiscal, por exemplo, falta de internet. Dessa forma, o DANFE é impresso com a informação de que foi emitida em “Contingência”.

II) FS-DA

O emissor pode optar pela emissão da NF-e em contingência com a impressão do DANFE em ‘Formulário de Segurança’. O envio das notas emitidas nesta situação para SEFAZ de origem será realizado quando cessarem os problemas técnicos que impediam a sua transmissão.

III) SVC AN/RS

É alternativa de emissão de NF-e em contingência com transmissão da NF-e para uma das SEFAZ Virtuais de Contingência AN (Ambiente Nacional) e RS (Rio Grande do Sul). Nesta modalidade de contingência o DANFE pode ser impresso em papel comum e não existe necessidade de transmissão da NF-e para a SEFAZ de origem quando cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão. A utilização da SVC depende de ativação da SEFAZ de origem, isso significa que a SVC só entra em operação quando a SEFAZ de origem estiver com problemas técnicos que impossibilitam a recepção da NF-e.

Em todas as opções, o usuário deve alterar a contingência colocando um motivo e clicando no botão ‘Confirmar’.

O motivo pode ser cadastrado em Básico > Funções > Motivo de Contingência. Ao alterar a contingência é necessário sair do sistema e entrar novamente.

Quando a SEFAZ retornar ou os problemas técnicos forem resolvidos, você deve alterar a contingência para ‘Normal’. Lembrando que, ao voltar a contingência para ‘normal’, o Q4 irá enviar todas solicitações geradas em contingência para a SEFAZ automaticamente.

O botão “Cancelar Solicitações Pendentes”, cancela todas as solicitações que foram feitas à SEFAZ mas não foram processada, por problemas no QSNFe ou na SEFAZ.