Com o principal objetivo de tornar a troca de informações logísticas entre empresas mais rápida e confiável, o EDI (Eletronic data Interchange) é usado no Q4-ERP para o recebimento e envio de documentos para clientes, como:
- Importação do Programa de Entrega (EDI)
- Emissão de Nota Fiscal com Aviso de Embarque (ASN)
Neste artigo você vai ver como fazer a importação de uma programação de entrega através da função EDI.
A utilização deste recurso requer a contratação de um projeto de implantação uma vez que é necessário realizar a homologação para cada uma da empresas que utilizam envio de pedido nesse formato. Para maiores informações sobre a implantação deste recurso na sua empresa entre em contato através da Solicitação de Suporte.
Pré-Requisitos
- Cadastro de Clientes - Parâmetros para EDI:
- Código da fábrica de destino do programa de entrega;
- Código de Identificação do fornecedor para os clientes destino;
- CNPJ controlador da geração e distribuição dos arquivos RND; *Em casos de várias filiais o CNPJ pode ser apenas 1 para todas.
- Destino do arquivo gerado; *Este destino pode ser uma pasta no computador ou rede local
- E-mail; *Nesse caso o sistema envia um e-mail na emissão da nota.
- Versão do arquivo que será entregue na emissão da nota de venda; *Utilizado para arquivos ANFAVEA, caso o arquivo seja especifico, informe o leiaute criado para efetuar a importação.
- Vínculo clientes X produtos - As informações que devem sair na etiqueta para o cliente são cadastradas aqui.
- Tabela de Preço por Cliente - As tabelas recebidas das montadoras com os valores de cada produto são cadastradas aqui.
Como importar um arquivo via EDI?
1.Fazer a importação do arquivo
A importação é feita em Vendas> Funções > Importa Programação de Entrega
Existem 3 maneiras de realizar a importação da programação de entrega:
- Arquivos de programação no formato RND (padrão anfavea) - o RND 001 – Programa de entrega o RND 002 – Programação de entrega diária.
- Arquivos de programação no formato EDIFACT (sawluz e outras vans).
- Arquivos tabulados específicos: Leiaute customizado e especifico do seu cliente.
Existem 2 parâmetros para definição da ação que o sistema irá tomar em caso de programação ainda pendente:
- REGRA 11: ao confirmar programa de entrega semanal , se existir outro pendente para o mesmo cliente, destino, e tipo no atual e encerra o antigo
- REGRA 12: ao confirmar programa de entrega semanal , se existir outro pendente para o mesmo cliente, destino, e tipo assume as diferenças no no atual e encerra o antigo
2. Fazer a confirmação da programação
2.1 Confirmação do programa de entrega mensal
Após escolher o formato de importação, o arquivo e realizar a importação a programação ainda está pendente e precisa ser confirmada. Enquanto a programação não é confirmada ela ainda não aparece em pedidos de venda, fica pendente em Vendas > Funções > Programa de Entrega.
Nesta tela é possível revisar as quantidades ou datas de entrega, e definir se a entrega é FIRME ou não.
- Firme: As empresas enviam programações mensais com previsões de demanda, e durante o mês fazem a confirmação destas previsões, portanto ao gerar ou importar um programa de entrega é necessário informar ao sistema se aquela entrega está confirmada ou é apenas previsão. Isto é feito através da caixa de seleção FIRME ao lado de cada data de entrega do programa. Só será permitido gerar Ordem de Separação para pedidos FIRMES.
**Ultima NF recebida: Caso tenha material em transito o sistema abate do saldo das quantidades de entrega.
**Tipo do pedido: Interfere no preço na hora do faturamento.
2.2 Confirmação do programa de entrega diário:
Independente da forma de entrada do programa diário, via importação ou digitação manual, o programa ficará disponível em Vendas > Funções > Programa de Entrega Diário para confirmação.
Diferente do programa mensal, que é recebida a previsão de demanda para um período e posteriormente esta demanda é confirmada, no programa diário todas as entregas já são firmes.
VOCÊ SABIA?
Para facilitar a análise crítica de pedido exigida pela ISO 9000:2008 é possível cadastrar uma quantidade mínima de entrega para cada item que o cliente compra, assim, caso a programação enviada por ele esteja divergente do acordo comercial realizado você poderá emitir um relatório com todos os itens divergentes para renegociar o pedido.
3. Firmar as entregas:
Enquanto as entregas não estão firmadas a programação é apenas uma previsão, você pode utilizar para fazer o planejamento e o cálculo de MRP, porém não conseguirá faturar. Caso tente fazer a emissão de uma nota fiscal sem estar firme o sistema irá informar que não existe saldo, mesmo que a programação esteja confirmada.
Depois de confirmada a programação ficará disponível em Vendas > Consulta > Pedidos de Venda Confirmado. Para firmar as entregas você pode fazer individualmente, marcando o checkbox FIRME, ou em lote clicando em Firma e informando o período, dessa forma todas as entregas que estão no pedido até a data final informada por você serão firmadas.
OBS: Para saber o que tem na programação antes de confirmar, ou comparar as divergências entre o que foi acordado com o cliente e o que está sendo pedido clique, ainda na tela de Programa de Entrega clique em "Confirmar", e depois "Imprimir". Você terá a opção de gerar alguns tipos de relatório com todas as informações do pedido.
Erros na importação do Programa de Entrega
Na aba Erros, ainda na tela de Importa Programa de Entrega, é possível visualizar os erros que ocorreram durante a importação do arquivo, na tela serão exibidos somente os erros que impossibilitam a importação do arquivo. Erros de cadastro serão exibidos através de mensagem para que o usuário corrija antes da importação.
Exemplo de erros comuns na importação do EDI:
- Produto não cadastrado para o Cliente
- Seppen não cadastrado
- Local de Entrega diferente do pedido
Consultas e Relatórios:
Consultas
- Pedidos de Venda Confirmados: Exibe todos os pedidos de venda com saldo a entregar, tanto os pedidos de tipo fechado quanto os programa. Permite encerrar, cancelar, estornar, firmar e reprogramar pedidos.
- Pedidos de Venda Emitidos: Exibe todos os pedidos de venda emitidos no período determinado. Permite filtrar por cliente ou número de pedido;
- Pedidos de Vendas Encerrados: Exibe todos os pedidos de venda encerrados no período determinado. Permite filtrar por cliente ou número de pedido, e é possível reabrir um pedido.
- Pedidos de Venda em Aberto: Exibe todos os pedidos em aberto (pedido ainda não recebido ou com algum saldo)
Relatórios
- Programação de Entrega: exibe por cliente as quantidade dia a dia de cada produto a ser entregue, a última NF emitida, saldo a entregar, e atrasos.
- Programa de Entrega Valorizado: exibe por cliente as quantidade a entregar com preço unitário e valor total a faturar.
- Pedidos Liberados: Exibe todos os pedidos de venda emitidos no periodo determinado. Permite filtrar por cliente.
- Pedidos Pendentes: Exibe todos os pedidos de venda com saldo pendente a entregar para o cliente;
- Pedidos Pendentes Valorizado: Exibe as quantidades e valores totais a entregar por cliente.