A Cotação de Preços é uma das primeiras atividades do processo de compras, e é um dos fatores determinantes na qualificação do fornecedor, além de ser um pré-requisito da Certificação ISO que exige que sejam feitos 3 orçamentos para análise e tomada de decisão em um processo de compra. No Q4 você pode criar solicitações de orçamentos para enviar aos fornecedores, e posteriormente registrar os preços cotados para análises comparativas e manter um histórico desses preços.
Pré-requisitos:
Como gerar uma solicitação de orçamento para compra?
Para criar uma solicitação de orçamento para enviar ao fornecedor acesse Compras > Funções > Solicitação de Orçamento.
O cadastro de produto é pré-requisito obrigatório para conseguir gerar uma solicitação, porém o de fornecedor não, você pode criar uma solicitação sem ter um fornecedor cadastrado, para isso basta deixar o campo FORNECEDOR em branco, e digitar um nome no campo NOME FORNECEDOR e suas respectivas informações de contato. Ao finalizar a solicitação, você pode enviar por e-mail ao fornecedor diretamente do sistema (caso tenha o e-mail configurado corretamente), clicando em ENVIAR E-MAIL.
Uma vez que a solicitação é confirmada você poderá consultá-la em Compras > Consultas > Solicitações de Orçamento em Aberto, informando um período. Através desta tela você pode tomar as seguintes ações:
- Consultar: consultar os itens da solicitação;
- Cancelar: caso seja necessário algum ajuste, selecione a solicitação e clique em CANCELAR para que ela volte a tela anterior para edição;
- Encerrar: encerrar manualmente;
- Enviar por e-mail: enviar por e-mail ao fornecedor;
- Imprimir Selecionados: selecionar algumas solicitações para impressão;
- Imprimir Pendentes: imprimir todas as solicitações pendentes;
- Selecionar Fornecedor: vincular a solicitação a um fornecedor cadastrado, para posteriormente realizar a atualização de preços.
Como atualizar a tabela de preços de compra com a cotação?
Após receber a cotação dos fornecedores é necessários realizar a Qualificação de Fornecedor e também atualizar os preços dos itens no sistema, para isso acesse a tela de Compras > Funções > Cotação de Preços e insira o número de Solicitação de Cotação e o fornecedor desejado. O sistema irá carregar todos os itens daquela cotação para que você informe os preços cotados. Ao fazer esta atualização você pode encerrar a Solicitação nesta mesma tela.
Caso tenha uma requisição de compra para o item, será necessário indicar a compra para o respectivo fornecedor na tela de Compras > Consultas > Requisições de Compras Liberadas, que ele atualizará a tabela de negociação de preços automaticamente, ou se preferir, é possível inserir manualmente os valores na tela de negociação de preços.
CONSULTAS DO PROCESSO
- Solicitações de orçamento em aberto: exibe as solicitações pendentes de retorno do fornecedor.
- Solicitações de orçamento em encerradas: exibe todas as solicitações emitias por período.