Área do Cliente

O Pedido de Compra Fechado é utilizado para as compras de materiais, nos casos em que não existe um contrato pré-definido com o fornecedor para as quantidades e frequência de entrega, então os pedidos são colocados de acordo com a necessidade pontual, umas vez recebido o saldo o pedido é encerrado e para fazer uma nova compra é necessário gerar um novo pedido de compra.

O processo do pedido de compra se inicia em Compras > Funções > Pedido de Compra Fechado onde o usuário irá montar o pedido de compra informando o fornecedor e os itens, incluindo preço, unidade de medida, data de entrega e os demais campos.

2. Aprovação do pedido

Após a confirmação do pedido de compra fechado, se o usuário que realizou essa operação tiver o nível inferior á supervisor (em seu cadastro de usuário) será necessário fazer a liberação do pedido para dar continuidade ao processo. Essa liberação é realizada na tela Compras > Consulta > Pedido de Compra para Liberação.

Ao clicar no botão LIBERAR, outra tela será aberta para o usuário conferir o pedido de compra e liberar informando a senha de login do seu usuário para liberação.

Após a confirmação do pedido de compra fechado o usuário poderá consulta-lo em Compras > Consulta > Pedidos de Compra em Aberto.

 Nesta tela serão exibidos todos os pedidos gerados que ainda não foram encerrados, tanto os já aprovados como os que estão aguardando liberação. O usuário também tem a opção de cancelar o pedido para refazê-lo, encerrar o pedido (caso não for utilizá-lo no momento, pois poderá ser reaberto futuramente), consultá-lo, imprimi-lo via impressora ou visualização na tela e manda-lo por e-mail para o fornecedor.

Como acompanhar o pedido emitido (Follow-up de Compras)

Existem algumas telas para realizar o acompanhamento dos pedidos de compra em aberto, todas elas exibem os saldos a receber, e possuem link para consulta a detalhes do pedido de compra, ao cadastro do fornecedor, e permitem realizar o encerramento de um pedido de compra, estas telas estão em Compras > Funções:

• Follow-up por Fornecedor: exibe todos os pedidos em aberto para um fornecedor;
• Follow-up por Material: exibe todos os pedidos em aberto para um material;
• Follow-up por Responsável: exibe todos os pedidos em aberto para um comprador;

As mesmas informações podem ser consultadas em Compras > Consulta > Follow-up por Fornecedor ou Follow-up por Material, porém na tela de consulta não é possível realizar nenhuma ação como encerrar o pedido.

Os pedidos que já encontram-se encerrados podem ser consultados em Compras > Consulta > Pedidos de Compra Encerrados, tanto os que foram encerrados manualmente quanto por baixa de saldo através do recebimento de material.

Nesta tela é possível reabrir um pedido encerrado, clicando em REABRIR, ao fazer isso o pedido de compra irá voltar para a tela de PEDIDOS DE COMPRA EM ABERTO onde poderá ser cancelado para alterações, confirmado ou encerrado novamente. No botão Notas Recebidas é possível consultar os números de Notas Fiscais que foram recebidas para cada pedido de compra.

     Para cancelar um pedido de compra fechado caso o pedido já tenha sido baixado através do recebimento, o usuário deverá cancelar o recebimento para que os saldos a entregar retornem ao pedido e assim cancelar o pedido de compra fechado.

Consultas e Relatórios do Processo

Telas para Consulta

• Pedidos de Compra Emitidos: exibe todos os pedidos que foram emitidos dentro do período informado no critério de consulta, sua situação, e se já houve o recebimento de nota fiscal referente a este pedido. Também é possível filtrar a pesquisa por nome de fornecedor ou número de pedido.
• Pedidos de Compra Encerrados: exibe todos os pedidos que foram encerrados dentro do período informado no critério de consulta, sua situação, e se já houve o recebimento de nota fiscal referente a este pedido. Também é possível filtrar a pesquisa por nome de fornecedor ou número de pedido, e reabrir um pedido encerrado através desta tela.
• Pedidos de Compra Em Aberto: exibe todos os pedidos em aberto, ou seja, que ainda possuam saldo para recebimento, portanto é a tela mais utilizada para acompanhamento dos pedidos de compra. Através desta tela é possível envia uma copia do pedido ao fornecedor, cancelar o pedido caso ainda não tenha sido recebido para fazer alguma alteração, ou encerrar o pedido.
• Pedidos de Compra para Liberação: exibe todos os pedidos que foram emitidos e estão aguardando aprovação do responsável.

Relatórios disponíveis

• Pedidos de compra por período: exibe os pedidos emitidos no período informado, e os saldos.
• ABC de compra por Material/Fornecedor: exibe a % de participação de cada fornecedor/material nas compras.