A Requisição de Compra tem como objetivo permitir que usuários de diferentes áreas solicitem a compra de materiais. Estas requisições poderão ou não passar por uma aprovação de um superior da área, e também por uma segunda aprovação até que esteja disponível para o comprador iniciar o processo de compras. Utilizando este recurso você garante que todas as solicitações da empresa passem por uma análise crítica antes da compra e terá informações de custeio por área ao vincular a requisição a um centro de custo, além de ter todas as informações centralizadas para facilitar o processo de compra.
Fluxo do Processo
Pré-Requisitos
Estas são as informações que devem ser previamente cadastradas para utilizar esta rotina:
Como gerar uma requisição de compra?
A requisição de compra poderá ser gerada a partir de um Pedido de Venda, de um Orçamento de Serviço, ou diretamente pela função Compras > Funções > Requisição de Compra.
Independente da sua origem, o sistema exibirá uma tela para que usuário informe os itens que necessita e a justificativa da sua necessidade:
*São obrigatórios apenas os campos de Data, Solicitante, Centro de Custo e Aplicação.
Na parte inferior da tela, é onde deverá ser informado os itens que necessita comprar. Para isso deverá clicar no botão +. Nesta nova tela que será exibida deverão ser incluídos os materiais da requisição.
*Os campos de preenchimento obrigatório são: Código do Item ou Especificação, quantidade, unidade e data da necessidade.
Caso o material já esteja cadastrado é possível trazer do cadastro através da tecla de atalho F3-Help, se não este campo pode ficar em branco e apenas preencher a descrição
A Requisição pode ser vinculada a um Pedido de Vendas, Orçamento de Serviço ou Ordem de Manutenção
1a. Aprovação: Superior do Requisitante
Após a confirmação da Requisição de Compra, a mesma ficará pendente na tela Compras > Consulta > Requisições de Compra Emitidas aguardando aprovação do supervisor imediato do requisitante.
Nessa tela as requisições de compras podem ser filtradas para exibir apenas as que estão pendentes ou todas emitidas em determinado período.
Nesta etapa o responsável pela aprovação pode determinar quais itens da requisição serão aprovados para compra. Ao clicar no botão “Aprova”, o aprovador deve selecionar quais itens da requisição estão Aprovados para compra. Os itens podem ser marcados individualmente, ou caso todos estejam aprovados, podem ser selecionados com o botão 'Aprovar Todos'.
2a. Aprovação: Gerente de Compras
Após aprovação do supervisor imediato, a Requisição irá para a tela Compras > Consulta > Requisições de Compra Pendente para ser aprovada pelo responsável por Compras da empresa.
A coluna situação mostrará em qual estágio se encontra aquela requisição:
- Liber.sup = Passou pela primeira aprovação, do superior imediato, está pendente aprovação do responsável por compras.
- Liber.comp = Passou pela segunda aprovação, do responsável por compras, e está disponível para o comprador iniciar o processo de compras.
Ao selecionar o botão 'Liberar', o responsável deverá definir quais itens estão aprovados, e qual comprador será responsável pelo processo de compra daquele item. Caso a requisição não seja aprovada, o aprovador poderá cancelar a requisição, e a mesma voltará para a tela de 'Requisição de Compra', ou poderá encerrar a requisição, colocando o motivo no encerramento, e a mesma ficará na tela de 'Requisições Emitidas'.
Como gerar orçamento/pedido
Com uma requisição aprovada é possível gerar automaticamente um Orçamento de Compra ou Pedido de Compra. Leia mais em Como gerar um pedido a partir de uma requisição.
Consultas e Relatórios do Processo
Telas de Consulta:
- Requisições de compra encerradas: exibe as requisições encerradas.
- Requisições de compra emitidas: exibe as todas as requisições geradas pelos usuários de acordo com o período informado, e separa as que estão pendentes de aprovação pelo superior. A aprovação é realizada através desta tela.
- Requisições de compra pendentes: exibe as requisições que já foram aprovadas pelo superior da área, mas que ainda estão pendentes de liberação pelo responsável por compras. Nesta tele o responsável irá liberar as requisições e direcionar a um comprador responsável.
- Requisições de compra liberadas: exibe todas as requisições já liberadas pelo responsável por compras, e permite possui alguns atalhos para o comprador tomar ação como a qualificação do fornecedor, a geração do orçamento ou do pedido.
Relatório Disponíveis:
- Requisições de compra: Relatório que informa todas as requisições de compras filtrando por período, departamento e projeto.
- Requisições de compra por C.Custo: Relatório que informa as requisições de compras por centro de custo, filtrando também por tipo de materiais.
- Requisições de compra sem código: Relatório que informa as requisições de compras realizadas sem código do material.