As ordens de manutenção são recursos do processo de Gestão da Manutenção de Máquinas e Equipamentos do Q4-ERP. Através dos apontamentos das ordens de manutenção você consegue fazer um acompanhamento da execução dos serviços praticamente em tempo real, podendo controlar com mais facilidade os serviços que estão pendentes e também realizar a apuração dos custos de mão de obra e materiais utilizados pela manutenção.
Neste artigo você vai ver como fazer o apontamento das ordens de manutenção, que podem ser planejadas ou corretivas.
Atendendo uma ordem de manutenção
Em Manutenção > Consulta > Ordens de Manutenção em Aberto você pode consultar e gerenciar todas as Ordens de Manutenção. Ao selecionar uma delas e clicar em Atender uma nova tela será aberta com várias opções de ações que podem ser tomadas referentes aquela Ordem de Manutenção.
Alguns campos com informações sobre a ordem podem ser editados:
- Se não for uma manutenção planejada, informar o tipo do plano de manutenção;
- Técnico Responsável;
- Causa raiz: campo texto para descrever a origem do problema que gerou a manutenção. Esta informação irá para o Gerenciamento do Plano de ação;
- Previsão de termino: Ao editar essa data, será alterado também o registro correspondente na agenda do equipamento/máquina;
Solicitando recursos para o serviço
Você pode fazer requisições para o almoxarifado ou para comprar de material e serviços necessários para o atendimento daquela ordem de manutenção:
- Gerar requisição de material (somente se o usuário tiver acesso à tela e se o parâmetro na empresa para separar materiais para a manutenção estiver ativo): Antes de abrir a tela de requisição de material deve verificar se já existe uma requisição vinculada à essa ordem de manutenção, se existir uma requisição pendente deve abrir essa requisição para editar, se existir uma requisição confirmada deve alertar o técnico e perguntar se deseja gerar outra requisição, se desejar gerar uma nova requisição ou se não tiver nenhuma requisição vinculada deve abrir a tela com uma nova requisição de material já vinculada à essa ordem de manutenção. Na confirmação da requisição deve verificar se já existe uma requisição vinculada à mesma ordem de manutenção com o mesmo material deve avisar e perguntar se deseja mesmo confirmar.
- Gerar requisição de compra (somente se o usuário tiver acesso à tela);
- Gerar requisição de serviço (somente se o usuário tiver acesso à tela);
Apontamento dos serviços realizados
O apontamento dos serviços e materiais são feitos por aqui também clicando no botão Apontar.
É possível fazer inúmeros apontamentos para uma ordem de serviço, a ordem só será encerrada quando você marcar a flag Manut. Finalizada.
Para fazer o apontamento você precisa preencher os seguintes campos:
- Item: Se for uma manutenção planejada o usuário pode informar o item do plano de manutenção, nesse caso deve trazer automaticamente a descrição, atividade, os valores máximo e mínimo (se houver) e a observação do item.
- Atividade: Se foi informado o item do plano de manutenção essa opção ficará com a atividade do item, sem a opção de alterar. Se não foi informado o item deve permitir informar qualquer atividade, contudo, se for planejada e a atividade estiver no plano deve exigir que seja vinculado o item do plano.
- Descrição: Descrição da manutenção realizada. Se não tiver uma atividade selecionada a descrição é obrigatória.
- Observação: Observações gerais sobre o apontamento.
- Valores: Se for uma atividade de regulagem deve ser informado o valor encontrado (antes de ser regulado) e o valor regulado (como ficou depois da regulagem) .
- Técnico: Técnico que realizou a atividade.
- Manutenção finalizada: Se for uma ordem de manutenção planejada só deve permitir finalizar se todos os itens do plano de manutenção já foram apontados, senão essa opção pode ser marcada em qualquer apontamento.
- Destino: Só deve ser informado se for apontamento de finalização da manutenção. Pode ser “Disponível”, “Bloqueado” ou “Sucata”.
- Tipo de plano de manutenção e créditos de uso: Só deve ser informado se for apontamento de finalização da manutenção, o destino for “disponível” e o parâmetro estiver habilitado para a empresa. Esse valor será os créditos de uso que será atualizado no controle de créditos do uso do equipamento/máquina para o tipo de plano de manutenção depois da confirmação.
- Data e hora de início e data e hora de fim: Início e fim da atividade. Fim não pode ser anterior ao início.
- Quebrar horas do apontamento de acordo com o horário do técnico: Se esse parâmetro estiver ativo, onde for exibido a quantidade total de horas utilizadas no apontamento deve ser desconsiderado o horário fora do período de trabalho do técnico (cadastro de funcionários).
- Ex: Início do apontamento em 15/01/2016 ás 11:00hr e fim em 16/01/2016 ás 10:00hr, com o período de trabalho do técnico entre 08:00hr ás 12:00hr e 13:00hr ás 18:00hr. Nesse caso deve apenas considerar o período do apontamento entre 11:00hr ás 12:00hr e 13:00hr ás 18:00hr do dia 15/01/2016 e entre 08:00hr ás 10:00hr do dia 16/01/2016.
- Materiais: Esta tela exibe todos os materiais envolvidos no apontamento:
- Os componentes retirados da estrutura do equipamento/máquina: Deve ser informado o motivo da retirada.
- Os componentes incluídos na estrutura do equipamento/máquina.
- Os materiais utilizados na atividade: Se o parâmetro na empresa para separar materiais para a manutenção estiver ativo, todo material utilizado na ordem de manutenção deve antes ser separado para ela através de uma requisição de material.
Validações que o sistema faz na confirmação do apontamento
- Grava o usuário que realizou o apontamento;
- Se a opção de manutenção finalizada estiver marcada irá validar se existe alguma requisição de material, de compra ou de serviço pendente vinculada a ordem de manutenção, se houver não deve permitir finalizar;
- Se for atividade de regulagem vinculada a um plano de manutenção e a manutenção não estiver sendo finalizada, ou estiver sendo finalizada com o destino “Disponível”, será validado se o valor regulado está entre o mínimo e o máximo;
- Obs: Será validado se o valor encontrado está ENTRE o mínimo e o máximo e não maior que o mínimo e menor que o máximo. Isso porque o valor mínimo pode ser maior que o valor o máximo em regulagens como folga da parafuso, que pode se no mínimo -0,1 e no máximo -0,3.
- Deve ser realizada a inclusão/retirada dos materiais na estrutura do equipamento/máquina conforme os materiais informados;
- Para as peças retiradas irá verificar as operações a serem realizadas conforme o destino da peça na tabela de motivos de retirada;
- Os materiais apenas utilizados na atividade de manutenção devem ser baixados do estoque, se tiver controle de estoque, ou baixado o crédito de uso, se for um material com identificação;
- Se for apontamento de finalização deve verificar se o campo de situação final da ordem de manutenção está preenchido, se estiver o destino do apontamento deve ser compatível com a situação indicada. Nesses caso os créditos de uso gastos NÃO devem ser zerados, porque já fora quando o ocorreu a liberação;
- Se a manutenção estiver sendo finalizada, deve atualizar a situação de uso do equipamento/máquina conforme o indicado no campo “Destino”. Se o destino for “Disponível” deve atualizar os créditos de uso subtraindo dos créditos de uso gastos do tipo de plano de manutenção indicado os créditos de uso anteriores a abertura da ordem (isso porque o uso pode ter sido liberado antes de apontar a finalização da ordem de manutenção e já ter sido somado créditos de uso). Se estiver habilitado o parâmetro para atualizar os créditos de uso no apontamento deve atualizar os créditos de uso conforme o indicado;
- Se for uma manutenção planejada e o apontamento estiver finalizando a manutenção, deve calcular o tempo para a próxima manutenção, baseado nos créditos de uso gastos no período e os créditos de uso atualizado, considerando os parâmetros do tipo do plano de manutenção e inserir na agenda do equipamento/maquina a próxima manutenção;
- Se a manutenção estiver sendo finalizada deve alterar a situação da ordem de manutenção para “Finalizada”;
- Se a ordem de manutenção for planejada e for o primeiro apontamento deve alterar a data e hora De do calendário do Equipamento/Máquina para a data e hora de início do apontamento;
- Se a data e hora final do apontamento for maior que a data e hora Ate do calendário do Equipamento/Máquina, ou se o apontamento estiver encerrando a manutenção, deve alterar a data e hora Ate do calendário para a data e hora até do apontamento.
Consultando uma Ordem de Manutenção no QS App:
Você conseguirá consultar as Ordens de Manutenção em Aberta no aplicativo ao acessar Manutenção > Ordens de Manutenção