A obrigatoriedade do recebimento
A atual legislação brasileira especifica que o contribuinte emissor de NF-e também está obrigado a armazenar as NF-e recebidas e deve cobrar de seus fornecedores o envio delas. Portanto é uma exigência fiscal recepcionar, armazenar e garantir a validade de todas as NF-e recebidas durante o período fiscal. O Livro Registro de Entradas é obrigatório para todas as empresas comerciais, estabelecido pelo Regulamento do ICMS de cada estado, com o objetivo de registrar as notas fiscais de entradas, destacando-se os ICMS incidentes pelas compras.
O recebimento automático do XML
O Q4-ERP possui o recurso de importação automática de XML, portanto todo arquivo XML que é enviado para um e-mail definido no parâmetro da empresa, a mensageira NF-e irá consultar a validade do arquivo na SEFAZ e importar para o sistema e armazenar este arquivo XML no banco de dados da empresa. Ao realizar este procedimento o sistema também irá alimentar outros processos integrados como os saldos de estoque, os saldos de pedido de compra e o financeiro, de acordo com os parâmetros definidos para cada empresa.
Pré-Requisito
Estas são as informações que devem ser previamente cadastradas para utilizar esta rotina:
- Cadastro de Fornecedor
- Cadastro de Produto
- Cadastro de CFOP
- Qualificação de Fornecedor - Vínculo código fornecedor X código interno
- Cadastro de Unidade de Medida
- Parâmetros de Controle de Materiais
Como fazer o recebimento de um material?
No Q4-ERP o recebimento de materiais está divido em 2 fases:
- Recebimento Fiscal: que consiste na importação do arquivo XML e conferência de informações fiscais, e validações de acordo com o pedido de compra;
- Recebimento Físico: que consiste na conferência física das quantidade recebidas, para não haver divergências entre a quantidade informada na NF e a quantidade real recebida;
1. Recebimento Fiscal
Em PCP > Funções > Recebimento, o sistema irá armazenar os XML recebidos, os arquivos que estão corretos ficam disponíveis para importação em DFE Recebidos, os arquivos com problema ficam em DFE Rejeitados, e os arquivos que ainda não foram consultados na SEFAZ ficam em DFEs com falha na consulta.
Ao selecionar o arquivo e importar, a NF ficará em Recebimentos Pendentes para a confirmação.
Caso não possua um XML para importar o recebimento pode ser feito manualmente selecionado o tipo e clicando em NOVO.
CFOP Recebimento:
O CFOP com que o material será recebido é uma das informações mais importantes durante o recebimento, pois cada CFOP possui um Tipo de Operação e uma parametrização, e é este cadastro que determinará como o sistema irá tratar as informações desse recebimento, exemplo:
- Deve alimentar o estoque disponível ou estoque de terceiro;
- Deve gerar financeiro ou não;
- Deve exigir NF de origem ao dar saída desse material ou não;
A tabela abaixo possui a relação de todas os tipos de operação disponíveis no cadastro de CFOP para recebimento, e como o sistema trata cada uma delas:
| Tipo Operação | Descrição | Exemplo |
|---|---|---|
| Recebimento sem retorno | Operação utilizada para receber uma mercadoria sem necessidade de controlar seu retorno ou devolução. | Compra de Mercadoria, Simples Remessa, Doação, Brinde |
| Recebimento com retorno | Operação utilizada para receber uma mercadoria que deverá ser retornada para o remetente. | Entrada para Industrialização, Entrada para Conserto |
| Retorno de material | Operação utilizada para retornar uma mercadoria enviada para terceiro. Nessa Operação é necessário informar as notas fiscais de origem (remessa) que estão sendo retornadas. | Retorno de Industrialização, Retorno de Conserto, Retorno de Embalagem |
| Retorno de retrabalho/rejeitado | Operação utilizada para receber um material que foi enviado para industrialização e que foi rejeitado (o material entra como bloqueado no estoque). Nessa Operação é necessário informar as notas fiscais de origem (remessa) que estão sendo retornadas. | Retorno de Material com Defeito, Retorno de Material não Industrializado |
| Retorno de conjunto | Operação utilizada para retornar uma mercadoria que foi montada com vários materiais enviados para terceiro. Nessa operação não é necessário informar as notas fiscais de origem (remessa) dos materiais enviado, a baixa das notas é automática. | Retorno de Industrialização |
| Complemento de preço | Operação utilizada para receber NF de complemento de preço de material comprado com preço incorreto. Nessa operação é necessário informar as notas fiscais de origem (compra) que estão sendo complementadas. | Complemento de Preço |
| Devolução de mercadoria | Operação utilizada para receber mercadoria vendida e devolvida pelo Cliente. Nessa operação é necessário informar as notas fiscais de origem (venda) que estão sendo devolvidas bem como o motivo da devolução. | Devolução de Venda |
| Devolução de preço | Operação utilizada para receber NF de devolução de preço de material vendido com preço incorreto. Nessa operação é necessário informar as notas fiscais de origem (venda) que estão sendo devolvidas bem como o motivo da devolução. Não há transferência do material envolvido, apenas da nota fiscal. | Devolução de Venda |
| Recebimento por conta e ordem | Operação utilizada para receber material por conta e ordem de terceiro (operação triangulada). Nessa operação é necessário informar o Cliente autor da encomenda. | Receber mercadoria de um fornecedor que foi adquirida por um Cliente |
| Industrialização sem retorno | Operação utilizada para retornar uma mercadoria que foi montada com vários materiais enviados para terceiro sem ter que informar os itens que foram enviados. Nessa operação não é informada as notas fiscais de origem (remessa) dos materiais enviados | Retorno de industrialização com o retorno dos componentes em outra nota fiscal. |
Validações na Confirmação do Recebimento
Veja aqui as mensagens que o sistema pode exibir na confirmação do recebimento e como resolver cada uma delas:
- A natureza de operação informada não possui nenhuma CFOP cadastrada.
- Ação: conferir o cadastro de natureza de operação e verificar se existe um código de CFOP válido.
- A natureza de operação informada não está habilitada para a empresa atual.
- Ação: conferir o cadastro de natureza de operação e verificar se a natureza está habilitada para esta empresa.
- CFOP inválida para nota fiscal dentro do estado.
- CFOP inválida para nota fiscal de importação.
- CFOP inválida para nota fiscal fora do estado.
- Ação: conferir o cadastro de natureza de operação e verificar se existe um código de CFOP válido para o recebimento que está sendo realizado.
2. Recebimento Físico
Após a confirmação fiscal do recebimento, os materiais ainda não entraram no estoque, pois é necessário realizar a conferencia das quantidades físicas recebidas para evitar divergências entre o físico e o fiscal. Os recebimento confirmados ficam aguardando conferência em PCP > Funções > Recebimentos Pendentes, ao CONFIRMAR QUANTIDADES, o sistema irá confirmar o recebimento do material e dar entrada no estoque disponível.
Como cancelar um recebimento
Para cancelar um recebimento, acesse PCP > Consultas > Recebimentos Confirmados, selecione o recebimento e clique em CANCELAR. Ao cancelar o recebimento o sistema irá estornar tudo que foi feito ao confirmar este recebimento, como atualização de saldo do estoque e geração de contas a receber.
